การจัดการงานแบบกลุ่ม: กลยุทธ์ระดับโลกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ในโลกที่เชื่อมต่อถึงกันตลอดเวลาในปัจจุบัน ผู้ประกอบวิชาชีพทั่วโลกต้องเผชิญกับการถาโถมอย่างไม่หยุดยั้งของงาน อีเมล การแจ้งเตือน และความต้องการในเวลาของพวกเขา การรักษาโฟกัสและการทำงานที่ลึกซึ้งและมีความหมายอาจรู้สึกเหมือนเป็นการต่อสู้ที่ยากลำบาก หนึ่งในกลยุทธ์ที่ทรงพลังที่สุดแต่กลับไม่ค่อยได้ถูกนำมาใช้เพื่อทวงคืนการควบคุมวันทำงานของคุณคือ การจัดกลุ่มงาน (task batching) เทคนิคนี้เกี่ยวข้องกับการจัดกลุ่มงานที่คล้ายคลึงกันเข้าด้วยกันและทำในช่วงเวลาที่กำหนดไว้โดยเฉพาะ ซึ่งช่วยลดภาระทางความคิดและเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมได้อย่างมีนัยสำคัญ คู่มือฉบับสมบูรณ์นี้จะสำรวจ 'เหตุผล' และ 'วิธีการ' ของการจัดกลุ่มงาน พร้อมเสนอข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้และกลยุทธ์ที่ปรับเปลี่ยนได้สำหรับผู้อ่านทั่วโลก

การจัดกลุ่มงานคืออะไร และทำไมจึงสำคัญ?

โดยแก่นแท้แล้ว การจัดกลุ่มงานเป็นวิธีการบริหารจัดการเวลาที่ต่อสู้กับผลกระทบที่เป็นอันตรายของ การสลับงาน (context switching) การสลับงาน ซึ่งเป็นการเปลี่ยนจุดสนใจทางความคิดจากงานประเภทหนึ่งไปยังอีกประเภทหนึ่ง มีต้นทุนทางปัญญา การสลับแต่ละครั้งต้องการให้สมองของคุณปรับทิศทางใหม่ เรียกคืนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และปรับตัวเข้ากับโหมดการคิดใหม่ การสลับไปมาทางความคิดอย่างต่อเนื่องนี้อาจนำไปสู่:

• ผลิตภาพลดลง: การสลับงานแต่ละครั้งทำให้เสียเวลาและพลังงานสมองอันมีค่า
• ข้อผิดพลาดเพิ่มขึ้น: ภาระทางปัญญาจากการสลับงานอาจส่งผลให้เกิดความผิดพลาดมากขึ้น
• คุณภาพงานลดลง: งานที่ต้องใช้ความคิดลึกซึ้ง สร้างสรรค์ หรือซับซ้อนจะได้รับผลกระทบเมื่อถูกขัดจังหวะอยู่ตลอดเวลา
• ความเหนื่อยล้าทางสมอง: ผลกระทบสะสมจากการสลับงานบ่อยครั้งอาจนำไปสู่ภาวะหมดไฟได้

การจัดกลุ่มงานช่วยจัดการกับความท้าทายเหล่านี้โดยการสร้างช่วงเวลาที่จัดสรรไว้สำหรับกิจกรรมประเภทต่างๆ โดยเฉพาะ การลดการสลับงานช่วยให้สมองของคุณเข้าสู่สภาวะลื่นไหล (flow state) หรือ การทำงานเชิงลึก (deep work) ซึ่งนำไปสู่ผลงานที่มีคุณภาพสูงขึ้นและความรู้สึกถึงความสำเร็จที่มากขึ้น แนวทางนี้มีคุณค่าอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นโลกาภิวัตน์มากขึ้นของเรา ซึ่งการทำงานร่วมกันมักครอบคลุมเขตเวลาที่หลากหลายและช่องทางการสื่อสารที่แตกต่างกัน ซึ่งยิ่งทำให้โอกาสในการถูกขัดจังหวะรุนแรงขึ้น

วิทยาศาสตร์เบื้องหลังการจัดกลุ่มงาน

ประสิทธิภาพของการจัดกลุ่มงานมีรากฐานมาจากจิตวิทยาการรู้คิด สมองของเราไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อการทำงานหลายอย่างพร้อมกันหรือการสลับงานอย่างรวดเร็วตลอดเวลา งานวิจัยโดยนักวิทยาศาสตร์การรู้คิด เช่น ผู้ที่ศึกษาปรากฏการณ์สตรูป (Stroop effect) แสดงให้เห็นว่าสิ่งเร้าที่รบกวนสามารถบั่นทอนประสิทธิภาพได้อย่างมีนัยสำคัญ การจัดกลุ่มงานใช้ประโยชน์จากแนวโน้มตามธรรมชาติของสมองในการให้ความสนใจอย่างจดจ่อ เมื่อคุณอุทิศช่วงเวลาหนึ่งเพื่อตอบอีเมล สมองของคุณจะสามารถประมวลผลข้อมูลประเภทนั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนเกียร์ไปสู่การแก้ปัญหาเชิงวิเคราะห์หรือการคิดเชิงสร้างสรรค์

แนวทางที่มุ่งเน้นนี้ช่วยให้:

• การมีสมาธิเพิ่มขึ้น: โดยการลดสิ่งรบกวนที่เกี่ยวข้องกับงานประเภทอื่น คุณจะสามารถจดจ่อได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น: การทำงานที่คล้ายกันอย่างต่อเนื่องช่วยให้กระบวนการราบรื่นขึ้น ซึ่งมักจะนำไปสู่การทำงานที่เสร็จเร็วขึ้น
• ภาระทางปัญญาลดลง: สมองของคุณไม่ต้องโหลดบริบทซ้ำ ๆ ซึ่งช่วยรักษาพลังงานสมอง
• การตัดสินใจที่ดีขึ้น: เมื่อจิตใจของคุณอยู่ในโหมดที่สอดคล้องกัน (เช่น การวิเคราะห์) การตัดสินใจภายในโหมดนั้นจะกลายเป็นเรื่องที่ลื่นไหลมากขึ้น

การระบุงานสำหรับการจัดกลุ่ม

ขั้นตอนแรกในการนำการจัดกลุ่มงานมาใช้คือการระบุว่างานใดเหมาะสมที่สุดสำหรับวิธีการนี้ โดยทั่วไปแล้ว งานที่มีลักษณะคล้ายกัน ต้องการเครื่องมือหรือสภาพแวดล้อมที่คล้ายกัน หรือสามารถจัดกลุ่มตามหลักเหตุผลได้ ถือเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุด ลองพิจารณาหมวดหมู่ทั่วไปเหล่านี้:

1. การจัดกลุ่มงานด้านการสื่อสาร

นี่น่าจะเป็นส่วนที่มีผลกระทบมากที่สุด เนื่องจากมีการหลั่งไหลเข้ามาอย่างต่อเนื่องของอีเมล ข้อความโต้ตอบแบบทันที และการโทรศัพท์ในที่ทำงานระดับโลก

• การจัดการอีเมล: แทนที่จะเช็คอีเมลทุกสองสามนาที ให้กำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจง (เช่น ช่วงเช้า กลางวัน และช่วงบ่ายแก่ ๆ) เพื่อจัดการกล่องจดหมายของคุณ ตั้งเป้าหมายเป็นแนวทาง 'จัดกลุ่มและจัดการ' – ตอบอีเมลทั้งหมดของคุณในคราวเดียว
• ข้อความโต้ตอบแบบทันที: ตั้งขอบเขตในการตอบข้อความโต้ตอบแบบทันที คุณอาจตรวจสอบเป็นช่วงเวลาที่กำหนดไว้หรือปิดการแจ้งเตือนทั้งหมดในช่วงเวลาที่ต้องการทำงานเชิงลึก
• การโทรศัพท์: จัดตารางการโทรติดต่อกันหรือจัดสรรเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการโทรออก แทนที่จะปล่อยให้มันขัดจังหวะขั้นตอนการทำงานของคุณ

2. งานธุรการและงานที่ทำซ้ำ

งานเหล่านี้มักมีความจำเป็นแต่ก็อาจใช้เวลานานและมีแนวโน้มที่จะถูกผัดวันประกันพรุ่งหากไม่ได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ

• การรายงานค่าใช้จ่าย: หากหน้าที่ของคุณเกี่ยวข้องกับการส่งเบิกค่าใช้จ่าย ให้จัดสรรเวลาที่แน่นอน (เช่น รายสัปดาห์) เพื่อรวบรวมใบเสร็จและส่งรายงาน
• การป้อนข้อมูล: จัดกลุ่มงานป้อนข้อมูลที่คล้ายกันเข้าด้วยกันเพื่อรักษาโมเมนตัมและความถูกต้อง
• การตรวจสอบเอกสาร: หากคุณต้องตรวจสอบเอกสาร รายงาน หรือสัญญาบ่อยครั้ง ให้จัดกลุ่มการตรวจสอบเหล่านี้เพื่อรักษากรอบความคิดเชิงวิเคราะห์ที่สอดคล้องกัน
• การออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงิน: สำหรับผู้ที่อยู่ในฝ่ายการเงินหรือฝ่ายบริหาร การจัดกลุ่มงานเหล่านี้สามารถรับประกันการดำเนินการที่ตรงเวลาและลดข้อผิดพลาดได้

3. งานสร้างสรรค์และงานเชิงลึก

แม้จะดูเหมือนขัดกับสามัญสำนึก แต่การจัดกลุ่มงานสร้างสรรค์หรืองานวิเคราะห์อาจมีประโยชน์อย่างมากหากทำอย่างถูกต้อง

• การเขียนและการสร้างเนื้อหา: จัดสรรช่วงเวลาที่ไม่ถูกรบกวนสำหรับการร่างบทความ รายงาน หรือข้อความทางการตลาด
• การเขียนโค้ดและการพัฒนา: จัดกลุ่มงานเขียนโค้ดที่คล้ายกันหรือการแก้ไขบักเข้าด้วยกันเพื่อใช้ประโยชน์จาก 'สภาวะลื่นไหล'
• การวางแผนเชิงกลยุทธ์: จัดสรรเวลาที่ต้องใช้สมาธิสูงสำหรับการระดมสมอง การวางกลยุทธ์ หรือการแก้ปัญหา โดยปราศจากสิ่งรบกวนจากงานปฏิบัติการ
• การวิจัย: จัดกลุ่มกิจกรรมการวิจัยเพื่อให้คุณได้ดื่มด่ำกับหัวข้อนั้น ๆ โดยไม่มีการขัดจังหวะ

4. การประชุมและการทำงานร่วมกัน

แม้จะไม่สามารถควบคุมได้เสมอไป แต่คุณสามารถปรับปรุงวิธีการจัดการประชุมของคุณให้ดีที่สุดได้

• การจัดตารางการประชุม: พยายามจัดตารางการประชุมเป็นกลุ่ม ๆ เพื่อหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะช่วงเวลาทำงานของคุณ
• การติดตามผลการประชุม: จัดกลุ่มการดำเนินการตามรายการสิ่งที่ต้องทำหรือการส่งอีเมลติดตามผลหลังจากการประชุมหลาย ๆ ครั้ง

การพัฒนาระบบการจัดกลุ่มงานของคุณ

การสร้างระบบการจัดกลุ่มงานที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยการวางแผนและการนำไปใช้อย่างสม่ำเสมอ นี่คือแนวทางทีละขั้นตอน:

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบขั้นตอนการทำงานปัจจุบันของคุณ

ก่อนที่คุณจะสามารถจัดกลุ่มงานได้ คุณต้องเข้าใจภาพรวมงานปัจจุบันของคุณก่อน เป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ ให้ติดตามว่าคุณใช้เวลาไปกับอะไรบ้าง จดบันทึกประเภทของงานที่คุณทำ ระยะเวลาที่ใช้ และการขัดจังหวะที่คุณประสบ การตรวจสอบนี้จะเปิดเผยรูปแบบและเน้นให้เห็นถึงกิจกรรมที่รบกวนมากที่สุด

ขั้นตอนที่ 2: จัดหมวดหมู่งานของคุณ

จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันตามหมวดหมู่ที่กล่าวถึงข้างต้น (การสื่อสาร งานธุรการ งานสร้างสรรค์ ฯลฯ) คุณอาจแบ่งย่อยลงไปอีกเป็นหมวดหมู่ย่อยที่เฉพาะเจาะจงกับตำแหน่งงานของคุณมากขึ้น ตัวอย่างเช่น ภายใน 'การสื่อสาร' คุณอาจมี 'การตอบอีเมลลูกค้า' 'ข้อความภายในทีม' และ 'การติดต่อเพื่อสร้างเครือข่าย'

ขั้นตอนที่ 3: ออกแบบตารางการจัดกลุ่มงานของคุณ

เมื่อจัดหมวดหมู่งานแล้ว ให้ตัดสินใจว่าคุณจะจัดกลุ่มงานเหล่านั้นเมื่อใดและบ่อยเพียงใด พิจารณา:

• ความถี่: งานบางอย่างต้องทำบ่อยแค่ไหน? ทุกวัน? ทุกสัปดาห์? ทุกเดือน?
• ระยะเวลา: คุณต้องการเวลาตามความเป็นจริงเท่าใดสำหรับแต่ละกลุ่มงาน?
• ช่วงเวลาของวัน: คุณมีประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับงานบางประเภทเมื่อใด? คุณเป็นคนตื่นเช้าสำหรับงานวิเคราะห์ หรือคุณชอบทำงานสร้างสรรค์ในช่วงบ่าย?

ตัวอย่างข้อควรพิจารณาในการจัดตารางเวลาสำหรับสมาชิกทีมระดับโลก:

• กลุ่มงานช่วงเช้า: มุ่งเน้นไปที่งานที่มีลำดับความสำคัญสูงและงานเชิงลึกที่ต้องการสมาธิสูงสุด อาจเป็นช่วงเวลาก่อนที่การสื่อสารส่วนใหญ่จากทั่วโลกจะเริ่มต้นขึ้น
• กลุ่มงานช่วงกลางวัน: จัดการอีเมลและการสื่อสารภายในเพื่อติดตามข่าวสารโดยไม่รบกวนงานที่ต้องใช้สมาธิในช่วงเช้า
• กลุ่มงานช่วงบ่าย: จัดการงานธุรการ วางแผนสำหรับวันถัดไป หรือเข้าร่วมกิจกรรมการทำงานร่วมกันที่อาจเกี่ยวข้องกับเพื่อนร่วมงานในเขตเวลาอื่น

ขั้นตอนที่ 4: ลงมือทำและทดลอง

เริ่มนำตารางเวลาของคุณไปใช้ อย่าคาดหวังความสมบูรณ์แบบในทันที มันเป็นกระบวนการที่ต้องทำซ้ำ เตรียมพร้อมที่จะปรับกลุ่มงานของคุณตามประสบการณ์จริงและลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลงไป

ขั้นตอนที่ 5: ปกป้องกลุ่มงานของคุณ

นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เมื่อกำหนดช่วงเวลาสำหรับกลุ่มงานที่เฉพาะเจาะจงแล้ว ให้ปกป้องมันอย่างเต็มที่ ปิดการแจ้งเตือน ปิดแท็บเบราว์เซอร์ที่ไม่จำเป็น และสื่อสารให้เพื่อนร่วมงานทราบว่าคุณไม่ว่างหากจำเป็น สำหรับทีมระดับโลก นี่อาจหมายถึงการตั้งค่าชั่วโมง 'ห้ามรบกวน' ที่ชัดเจนหรือการใช้ตัวบ่งชี้สถานะอย่างมีประสิทธิภาพ

กลยุทธ์ที่ใช้ได้จริงสำหรับตำแหน่งงานและอุตสาหกรรมต่าง ๆ

การจัดกลุ่มงานเป็นเทคนิคที่หลากหลายซึ่งสามารถนำไปใช้ได้กับทุกอาชีพและอุตสาหกรรม นี่คือตัวอย่างเฉพาะสำหรับแต่ละตำแหน่งงาน:

สำหรับนักพัฒนาซอฟต์แวร์:

• การจัดกลุ่มการรีวิวโค้ด: จัดสรรช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจงเพื่อรีวิวโค้ดที่เพื่อนร่วมงานส่งมา แทนที่จะรีวิวเป็นครั้งคราว
• การจัดกลุ่มการแก้ไขบัก: จัดกลุ่มบักประเภทเดียวกันหรือมุ่งเน้นไปที่โมดูลที่เฉพาะเจาะจงในช่วงเวลาที่กำหนด
• การจัดกลุ่มการทำเอกสาร: เขียนหรืออัปเดตเอกสารหลังจากทำฟีเจอร์หรือชุดของงานเสร็จสิ้น

สำหรับนักการตลาด:

• การจัดการโซเชียลมีเดีย: ตั้งเวลาโพสต์ล่วงหน้าและจัดกลุ่มกิจกรรมการมีส่วนร่วม (การตอบความคิดเห็น, ข้อความ) ในช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจง
• การสร้างเนื้อหา: จัดกลุ่มการระดมสมอง การเขียนร่าง และการแก้ไขเนื้อหา
• การวิเคราะห์ประสิทธิภาพ: จัดสรรเวลาเพื่อตรวจสอบเมตริกของแคมเปญและสร้างรายงาน แทนที่จะตรวจสอบแดชบอร์ดอย่างต่อเนื่อง

สำหรับผู้จัดการโครงการ:

• การอัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: จัดกลุ่มการส่งรายงานสถานะหรือการตอบคำถามของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• การประเมินความเสี่ยง: จัดสรรเวลาที่ต้องใช้สมาธิสำหรับการระบุและลดความเสี่ยงของโครงการ
• การจัดสรรทรัพยากร: จัดกลุ่มการวางแผนและปรับการมอบหมายทรัพยากรสำหรับงานต่าง ๆ ในโครงการ

สำหรับทีมขาย:

• การจัดกลุ่มการหาลูกค้าเป้าหมาย: จัดสรรเวลาเพื่อระบุและวิจัยลูกค้าเป้าหมายที่มีศักยภาพ
• การจัดกลุ่มการติดตามผล: จัดกลุ่มการโทรติดตามผลหรือการส่งอีเมลส่วนบุคคลไปยังลูกค้าเป้าหมาย
• การอัปเดต CRM: จัดกลุ่มการป้อนข้อมูลกิจกรรมการขายลงในระบบบริหารจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ของคุณ

สำหรับตัวแทนฝ่ายสนับสนุนลูกค้า:

• การแก้ไขปัญหาตั๋วสนับสนุน: จัดกลุ่มการตอบตั๋วของลูกค้า โดยจัดลำดับความสำคัญของปัญหาเร่งด่วนภายในกรอบเวลาที่กำหนด
• การอัปเดตฐานความรู้: จัดกลุ่มการสร้างหรืออัปเดตบทความสนับสนุนและคำถามที่พบบ่อย (FAQs)
• การประชุมทีมย่อย: จัดกลุ่มการประชุมสั้น ๆ หรือการเช็คอินของทีมเพื่อแบ่งปันข้อมูลอัปเดตและแก้ไขปัญหาร่วมกัน

การใช้เทคโนโลยีเพื่อสนับสนุนการจัดกลุ่มงาน

มีเครื่องมือและเทคโนโลยีหลายอย่างที่สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพความพยายามในการจัดกลุ่มงานของคุณ:

• แอปจัดการงาน: เครื่องมือเช่น Asana, Trello, Todoist หรือ Monday.com ช่วยให้คุณสามารถจัดหมวดหมู่และจัดตารางเวลางานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถสร้างบอร์ดโครงการหรือรายการที่เฉพาะเจาะจงสำหรับกลุ่มงานต่าง ๆ ได้
• การบล็อกปฏิทิน: ใช้ปฏิทินดิจิทัลของคุณ (Google Calendar, Outlook Calendar) เพื่อบล็อกเวลาสำหรับกลุ่มงานที่เฉพาะเจาะจงให้เห็นภาพชัดเจน ถือว่าการบล็อกเหล่านี้เป็นการนัดหมายที่คุณไม่สามารถพลาดได้
• ตัวกรองและกฎของอีเมล: ตั้งค่ากฎเพื่อจัดเรียงอีเมลโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดเวลาที่ใช้ในการคัดกรองกล่องจดหมายด้วยตนเองในระหว่างช่วงเวลาการจัดกลุ่มงานของคุณ
• เครื่องมือสื่อสาร: แพลตฟอร์มเช่น Slack หรือ Microsoft Teams มีตัวบ่งชี้สถานะและคุณสมบัติ 'ห้ามรบกวน' ที่สามารถช่วยส่งสัญญาณว่าคุณไม่ว่างในระหว่างช่วงเวลาทำงานที่ต้องใช้สมาธิ คุณยังสามารถตั้งค่าตารางเวลาการแจ้งเตือนที่กำหนดเองได้
• ซอฟต์แวร์ติดตามเวลา: เครื่องมือเช่น Toggl Track หรือ Clockify สามารถช่วยคุณตรวจสอบว่าคุณใช้เวลากับกลุ่มงานต่าง ๆ ไปเท่าใด ซึ่งให้ข้อมูลสำหรับการปรับปรุง
• ตัวบล็อกเว็บไซต์: หากเว็บไซต์บางแห่งเป็นสิ่งรบกวนที่สำคัญ ให้ใช้เครื่องมือเช่น Freedom หรือ Cold Turkey เพื่อบล็อกเว็บไซต์เหล่านั้นในระหว่างช่วงเวลาทำงานที่คุณกำหนดไว้

การเอาชนะความท้าทายที่พบบ่อย

แม้ว่าการจัดกลุ่มงานจะมีประสิทธิภาพ แต่การนำไปใช้อาจก่อให้เกิดความท้าทาย:

• ความไม่แน่นอน: งานเร่งด่วนที่ไม่คาดคิดสามารถทำลายแผนการจัดกลุ่มงานที่ดีที่สุดได้
• วัฒนธรรมการขัดจังหวะ: ในสภาพแวดล้อมการทำงานบางแห่ง การขัดจังหวะเป็นสิ่งที่ฝังรากลึก ทำให้ยากต่อการปกป้องเวลาที่ต้องใช้สมาธิของคุณ
• การจัดตารางเวลาที่มากเกินไป: การพยายามจัดกลุ่มงานมากเกินไปอาจนำไปสู่ตารางเวลาที่เข้มงวดซึ่งเป็นไปไม่ได้ที่จะรักษาไว้
• การพึ่งพาปัจจัยภายนอก: งานบางอย่างอาจขึ้นอยู่กับข้อมูลจากผู้อื่นที่ไม่ได้ใช้ระบบการจัดกลุ่มงาน

กลยุทธ์ในการบรรเทา:

• สร้างเวลาเผื่อ: เว้นช่องว่างที่ไม่ได้จัดตารางไว้ในวันของคุณเพื่อรองรับงานที่ไม่คาดคิด
• สื่อสารระบบของคุณ: แจ้งให้ทีมของคุณทราบเกี่ยวกับแนวทางการจัดกลุ่มงานของคุณและเวลาที่คุณกำลังมีสมาธิ ให้ความรู้แก่พวกเขาเกี่ยวกับประโยชน์และวิธีที่พวกเขาสามารถโต้ตอบกับคุณได้ดีที่สุดในระหว่างช่วงเวลาที่คุณมีสมาธิ
• จัดลำดับความสำคัญอย่างเด็ดขาด: ไม่ใช่งานทั้งหมดที่สามารถจัดกลุ่มได้ ระบุงานที่สำคัญที่สุดของคุณ (Most Important Tasks - MITs) และตรวจสอบให้แน่ใจว่างานเหล่านั้นพอดีกับตารางเวลาของคุณ
• การจัดกลุ่มสิ่งที่ไม่คาดคิด: หากมีงานเร่งด่วนเกิดขึ้น ให้ประเมินอย่างรวดเร็วว่าต้องการการดำเนินการทันทีหรือไม่ หรือสามารถจัดกลุ่มกับงานที่คล้ายกันในภายหลังได้ ตัวอย่างเช่น คำขอด่วนกะทันหันอาจกลายเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มการสื่อสารถัดไปของคุณหากสามารถรอได้สองสามชั่วโมง
• มีความยืดหยุ่น: การจัดกลุ่มงานเป็นกรอบการทำงาน ไม่ใช่คุกที่เข้มงวด ปรับระบบของคุณตามความจำเป็น แต่กลับไปสู่หลักการหลักของการจัดกลุ่มกิจกรรมที่คล้ายกันเสมอ

การจัดกลุ่มงานในบริบทระดับโลก

สำหรับมืออาชีพที่ทำงานในทีมระหว่างประเทศ การจัดกลุ่มงานมีความสำคัญมากยิ่งขึ้นเนื่องจากเขตเวลาและบรรทัดฐานการสื่อสารที่แตกต่างกัน

• การจัดการเขตเวลา: เมื่อจัดกลุ่มการสื่อสาร ให้คำนึงถึงเวลาที่เพื่อนร่วมงานของคุณในภูมิภาคต่าง ๆ มีแนวโน้มที่จะออนไลน์และตอบสนองได้ คุณอาจจัดกลุ่มการสื่อสารขาออกของคุณให้สอดคล้องกับเวลาทำงานของพวกเขา
• การสื่อสารแบบไม่ประสานเวลา (Asynchronous): การจัดกลุ่มงานช่วยเสริมการสื่อสารแบบไม่ประสานเวลา โดยการตอบอีเมลหรือข้อความในลักษณะกลุ่ม คุณกำลังมีส่วนร่วมในขั้นตอนการทำงานแบบไม่ประสานเวลาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการตอบสนองแบบเรียลไทม์ที่อาจไม่สะดวกข้ามเขตเวลา
• ความแตกต่างทางวัฒนธรรม: ทำความเข้าใจว่ารูปแบบการสื่อสารและความคาดหวังอาจแตกต่างกันไป บางวัฒนธรรมอาจนิยมการตอบสนองโดยตรงและทันที ในขณะที่บางวัฒนธรรมคุ้นเคยกับการแลกเปลี่ยนแบบไม่ประสานเวลามากกว่า ปรับกลยุทธ์การจัดกลุ่มงานของคุณเพื่อเคารพความแตกต่างทางวัฒนธรรมเหล่านี้ในขณะที่ยังคงปกป้องผลิตภาพของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจจัดกลุ่มข้อความภายในที่ 'เร่งด่วน' แตกต่างจากข้อความภายนอกที่ 'เร่งด่วน'
• การจัดการโครงการระดับโลก: ผู้จัดการโครงการที่ประสานงานข้ามทวีปสามารถจัดกลุ่มงานธุรการที่เกี่ยวข้องกับการรายงาน การจัดสรรทรัพยากร และการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องและประสิทธิภาพ แม้ว่าสมาชิกในทีมจะกระจายตัวอยู่ตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ก็ตาม

บทสรุป: ทวงคืนสมาธิของคุณ ยกระดับผลงานของคุณ

การจัดกลุ่มงานเป็นมากกว่าเคล็ดลับการบริหารเวลา แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานในวิธีที่คุณเข้าถึงงานของคุณ โดยการจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันอย่างมีสติและอุทิศช่วงเวลาที่ต้องใช้สมาธิ คุณสามารถลดภาระทางปัญญาจากการสลับงานได้อย่างมาก ซึ่งนำไปสู่การมีสมาธิที่ดีขึ้น ผลงานที่มีคุณภาพสูงขึ้น และความรู้สึกของการควบคุมวันทำงานของคุณได้มากขึ้น สำหรับมืออาชีพที่ทำงานในภูมิทัศน์ระดับโลกที่เชื่อมต่อถึงกัน การเชี่ยวชาญในการจัดกลุ่มงานเป็นทักษะที่จำเป็นสำหรับผลิตภาพและความสำเร็จที่ยั่งยืน เริ่มต้นจากสิ่งเล็ก ๆ ทดลอง ปรับตัว และสัมผัสกับผลกระทบอันลึกซึ้งของการทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้น ไม่ใช่แค่ทำงานหนักขึ้น